Letters,+Memos,+emails

Letters, Memos, emails Letter layout & Content Leo Jones, Cambridge University Press This PP will also help you get acquainted with crafting Positive and Negative Messages

**ما هي الرسائل التجارية ؟** ( منقول) من المصدر هي وسيلة من وسائل الاتصال الكتابي الشائعة الاستخدام عند اتصال المنظمة مع جهات خارجية "مثل العملاء والجهات الحكومية والموردين والجهات الإعلامية" وتستخدم المنظمات أيضا الرسائل التجارية لبعض أغراض الاتصال مع موظفيها.


 * ما هي العناصر التي تتكون منها الرسالة التجارية ؟ **

أولا : رأس الرسالة : وهو عبارة عن اسم الشركة وشعارها.

ثانيا : البلد والتاريخ : وممكن يكون التاريخ ميلادي أو هجري والتاريخ الميلادي هو التاريخ الأكثر استخداما في مجال الأعمال.

ثالثا : رقم الملف / المرجع : ويعرف أيضا برقم الشارة وهو يعبر عن رقم تسلسلي للرسائل المرسلة أو يعبر عن رقم الملف الصادرة منه الرسائل مضافا إليه تاريخ الإصدار.

رابعا : اسم وعنوان المرسل إليه : تحتوي الرسائل الرسمية على الاسم الكامل والمسمى الوظيفي والشركة التي يعمل بها المرسل إليه بالإضافة إلى العنوان البريدي الكامل. وإذا كانت الرسالة موجهة لهيئة أو شركة فيجب أن نكتب "السادة" ثم نلحقها باسم الهيئة أو الشركة على سبيل المثال "السادة /الهيئة العامة للاستثمار" ثم نضع العنوان البريدي الكامل.

خامسا : تحية الافتتاح : ومثال على تحية الافتتاح "السلام عليكم ورحمة الله وبركاته" أو "تحية طيبة وبعد" أو الاثنين وعادة يتم وضع ثلاث فواصل بعد "تحية طيبة وبعد" وهكذا.

سادسا : موضوع الرسالة : يجب علينا تعريف موضوع الرسالة في عدد قليل من المفردات ويسبق هذا التعريف عادة كلمة الموضوع.


 * سابعا : مضمون الرسالة ويتضمن ثلاثة أجزاء وهي كالتالي : **

أ. افتتاحية الرسالة : ويجب أن تقتصر على فقرة واحدة وتبين الافتتاحية بوضوح موضوع الرسالة كما يمكن أن تبين الغرض من الرسالة وعلى سبيل المثال فإننا نقول : نشكركم على دعوتنا للمشاركة في الدورة التدريبية المزمع تنظيمها في التاريخ 222004 ويسرنا أن نوافيكم بأسماء مرشحينا لهذه الدورة

فمن خلال هذه الافتتاحية بينت أن الموضوع هو الدورة التدريبية والغرض هو إعلام الجهة بأسماء المرشحين من قبل شركتك.

ب. صلب الرسالة : وهو المكان الذي يضم النقاط الرئيسية والفرعية التي تدور حول الغرض من الرسالة والشواهد على هذه النقاط ويمكن أن يتكون صلب الرسالة من عدة فقرات وكما في المثال السابق الذي يعكس لنا رسالة بسيطة سيتشكل صلب الرسالة من أسماء المرشحين وربما مسمياتهم الوظيفية كما سيشمل صلب الرسالة المعلومات الخاصة بالدفع على النحو التالي :

السيد : علي عبدالله - رئيس إدارة الموارد البشرية السيد : خالد الفهد - رئيس قسم المحاسبة السيد : محمد السعد - رئيس القطاع التجاري وبالرجوع إلى نشرة الدورة توصلنا إلى أن الرسوم الإجمالية للمشاركة ستصل إلى 450 د.ك ، علما بأننا نود تسديد الرسوم عن طريق التحويل البنكي

جـ. خاتمة الرسالة : وتتكون من فقرة واحدة فقط وتشمل عادة الخطوة التالية التي يطلب المرسل من المرسل إليه اتخاذها ففي المثال السابق سيكون طلب كاتب الرسالة على النحو التالي : نرجو التكرم بموافاتنا بتأكيد حجز ثلاثة أماكن لمرشحينا لهذه الدورة وموافاتنا برقم الحساب الخاص بشركتكم الموقرة

ثامنا : التحية الختامية : وتشمل التحية الختامية عادة عبارتين تتعلق إحداهما بشكر المرسل إليه مثل : "شاكرين لكم حسن تعاونكم" وتتعلق الأخرى بالتعبير عن التقدير مثل : "تفضلوا بقبول فائق التقدير والاحترام" وبحيث توضع كل واحدة منهما في سطر مستقل.

تاسعا : توقيع المرسل : يخصص مكان لتوقيع المرسل ويوضع اسمه ومسماه الوظيفي.

عاشرا : التعريف بكاتب الرسالة والشخص الذي طبعها : يتم ذلك من خلال وضع الحروف الأولى من اسم الشخص الذي كتب الرسالة إذا كان مختلفا عن الشخص الذي سيوقع الرسالة وكذلك الحروف الأولى لاسم الشخص الذي قام بعملية الطباعة.

الحادي عشر : المرفقات إن وجدت : توضع كلمة مرفقات وفي أسفلها نضع قائمة بعناوين مرفقات الرسالة حسب ترتيبها.

كيف يتم تنسيق الرسائل ؟ يجب ترك مسافة كافية بين فقرات الرسالة بحيث يسهل على القارئ تمييز هذه الفقرات وإذا كانت الرسالة طويلة بحيث يتكون جسم الرسالة من عدة فقرات يجب استخدام المسافات لتمييز افتتاحية الرسالة وخاتمتها عن الفقرات التي تشكل جسم الرسالة ويمكن عمل ذلك بترك مسافة أكبر بين كل من افتتاحية الرسالة والفقرة التي تليها وخاتمة الرسالة والفقرة التي تسبقها. استخدام الورق الخاص بالشركة لطباعة الرسائل والذي يحوي شعار الشركة واسمها والعنوان وأرقام الهواتف والفاكس ويعرف هذا الورق letterhead


 * ما هي أنواع الرسائل التجارية ؟ **

أ. رسائل استفسار ب. رسائل عرض أسعار جـ. رسائل طلب شراء سلعة د. رسائل الموافقة على طلب الشراء

وهذه هي الأنواع الرئيسية للرسائل التجارية وتستخدم في الكثير من المجالات التي تفيد الشركة منها طلب حجز قاعة ، طلب شراء أي سلعة كانت أو الاستفسار عن سلعة أو عن سعرها وبعد ذلك ترد عليها الشركة الأخرى رسالة توافق من خلالها على هذا الطلب